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一般产品出口代理业务流程

一、 业务目标

  1 、经营目标

      1.1 获取经营利润。

      1.2 扩大市场份额。

      1.3 保证资金安全,降低货款回笼风险。

  2 财务目标

      2.1 核算规范,确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。 

  3 合规目标

      3.1 产品销售符合国家有关外贸、外汇、海关政策及国际惯例。

      3.2 采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。 

二.业务风险

  1、经营风险

      1.1 随意降价导致收入减少。

      1.2 擅自提价导致市场丢失。

      1.3 赊销失控导致坏账或货款不能及时回笼。

      1.4 货物发运不符合销售管理规定。

      1.5 未经审核,擅自变更采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

  2、财务风险

      2.1 信用证交单不及时,单证不符。

      2.2 虚增或截留收入。

      2.3 销售收入计算错误。

      2.4 货款回笼误入账户。

      2.5 应收账款不及时催收,出现呆账、坏账。

  3、合规风险

      3.1 违反国家外贸、外汇、海关政策和国际惯例。

      3.2 采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求,造成损失。 

三、 业务流程步骤及控制点

  1、合同洽谈

      1.1 外贸代理公司对境外客户询价按产品分类由专人负责,并根据询价寻找供应商。

      1.2 外贸代理公司业务人员利用股份公司石化产品资源主动与境外客户联系进行产品市场开发工作、函电来往、合同洽谈、提供样品等具体事宜。 

      1.3 对境外新客户,由外贸代理公司部门经理根据对客户公司资料的分析,组织进行评审。

  2、合同签订

      2.1 外贸代理公司业务人员在与供应商达成一致意见后,按照经法律事务部审定的标准合同文本制作采购合同或出口代理协议,同时填写评审表格;由部门经理、相关业务部门及外贸代理公司分管副经理组织评审。

      2.2 外贸代理公司业务人员在与境外客户就国际贸易(出口)合同条款达成一致后,负责制作国际贸易(出口)合同,同时填写评审表格;由业务部门、财务部门经理进行合同评审。

      2.3 外贸代理公司对经评审后的合同,根据合同金额、按照授权权限,由相应业务人员与供应商签订采购合同或出口代理协议、与境外客户签订国际贸易(出口)合同。

  3、支付供应商货款

      3.1 外贸代理公司支付供应商货款,应严格按照采购合同或出口代理协议要求办理。支付货款和相关费用时需填写货款支付申请表,经业务部门经理审核通过并经财务部门负责人审核后予以付款。 

  4、货物检验和出运

      4.1 外贸代理公司对采购或代理产品和服务的验证,由经办业务人员按合同规定进行。

      4.2 出口产品备妥后,外贸代理公司经办业务人员按国际贸易(出口)合同要求,组织对产品检验,安排租船订舱,并对承运方进行货代评审。

      4.3 出口产品发运,外贸代理公司经办业务人员按国际贸易(出口)合同要求安排出运,领取出口收汇核销单,经部门经理审查登记后办理货物出口报关手续。

  5、收汇 

      5.1 汇付项下,外贸代理公司业务人员及时将全套单据通过安全途径送达境外客户。

      5.2 托收和信用证项下,外贸代理公司经办业务人员在审核单据后,制作交单申请,并签字交财务部门,及时办理银行交单或议付手续。

  6 催收账款

      6.1 外贸代理公司经办业务人员同时负责催收货款,对逾期不能收汇,催收无效给股份公司造成损失的,则按责任事故处理权限及处罚规定办理,并保留相应的记录。

  7、核销退税

      7.1 外贸代理公司业务人员及时将报关后有关单据转交财务部门,并填写单据转交表格,由财务部门签收后,按规定的期限及时办理外汇核销手续。

      7.2 代理出口业务由财务部门及时办理货物代理出口证明,由代理出口业务部门将有关资料寄给供货商。自营出口业务在核销后,业务人员应及时将有关单据填写单据转交表格,由财务部门签收。

      7.3 财务部门经财务稽核人员复核发票及有关单据后,及时办理出口退税及核销手续。

  8、售后工作

      8.1 对供应商和境外客户提出的投诉和理赔,外贸代理公司出口业务部门应及时处理,分析原因、找出责任人,并采取相应的措施。 

      8.2 外贸代理公司应对供应商和境外客户进行年度满意度情况调查。

四、 业务流程图表 业务目标 业务风险 控制点 监督检查方法 流程图 

  1、获取经营利润

  2、扩大市场份额 

  3、保证资金安全,降低货款回笼风险

  4、核算规范,确保销售收入和应收账款的真实、准确、完整

  5、产品销售符合国家有关外贸、外汇、海关政策及国际惯例

  6、采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同符合合同法等国家法律、 法规和股份公司内部规章制度 

      6.1 随意降价导致收入减少。

      6.2 擅自提价导致市场丢失。

      6.3 赊销失控,导致坏账或货款不能及时回笼。 

      6.4 货物发运不符合销售管理规定。

      6.5 未经审核,擅自变更采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

      6.6 信用证交单不及时,单证不符(控制点 

      6.7 虚增或截留收入。 

      6.8 销售收入计算错误。 

      6.9 货款回笼误入账户。 

      6.10 应收账款不及时催收,出现呆账、坏账。 

      6.11 违反国家外贸、外汇、海关政策和国际惯例。

      6.12 采购合同或出口代理协议、国际贸易(出口)合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求造成损失。

  7、合同洽谈

  8、 合同签订

  9、 支付供应商货款

  10、 货物检验和出运

  11、 收汇

  12、 催收账款

  13、 核销退税

  14、 售后工作 工作 

      14.1 外贸代理公司对境外客户询价按产品分类由专人负责,并根据询价寻找供应商。 

      14.2  检查是否有往来信件传真记录。 

      14.3  对境外新客户,由部门经理根据对客户公司资料的分析,组织进行评审。 

      14.4 检查是否进行新客户评审。 

五、合同签订 

  1、外贸代理公司业务人员在与供应商初步达成一致意见后,按照经法律事务部审定的标准合同文本制作采购合同或出口代理协议,同时填写评审表格;由部门经理、相关业务部门及外贸代理公司分管副经理组织评审, 检查评审表是否有相关授权人员签字。

  2、外贸代理公司业务人员在与境外客户就国际贸易(出口)合同条款达成一致后,负责制作国际贸易出口合同,同时填写评审表格,由业务部门、财务部门经理进行合同评审。 

  3、检查评审表是否有相关授权人员签字 

  4、外贸代理公司对经评审后的合同,根据合同金额、按照授权权限,由相应业务人员与供应商签订采购合同或出口代理协议、与境外客户签订国际贸易(出口)合同。 

  5、检查合同金额及合同签字人授权权限。 

  6、支付供应商货款 

      6.1外贸代理公司支付供应商货款,应严格按照采购合同或出口代理协议要求办理。支付货款和相关费用时需填写货款支付申请表,经业务部门经理审核通过并经财务部门负责人审核后予以付款。 

      6.2 检查相关货款支付申请表是否有部门经理签字。 

  7、货物检验和出运 

      7.1 外贸代理公司对采购或代理产品和服务的验证,由经办业务人员按合同规定进行。 4.1 检查是否有相关产品质量证,数量证。 

      7.2 出口产品备妥后,外贸代理公司经办业务人员按国际贸易(出口)合同要求,组织对产品检验,安排租船订舱,并对承运方进行货代评审。 4.2 检查货代评审表及相关资料是否通过运输部门评审。 

      7.3 出口产品发运,外贸代理公司经办业务人员按国际贸易(出口)合同要求安排出运,领取出口收汇核销单,经部门经理审查登记后办理货物出口报关手续。 

      7.4 检查对应合同条件下的相关对应单据记录。 

  8、收汇 

      8.1 汇付项下,外贸代理公司业务人员及时将全套单据通过安全途径送达境外客户。 

      8.2 检查是否有寄单收条。 

      8.3 托收和信用证项下,外贸代理公司经办业务人员在审核单据后,制作交单申请,并签字交财务部门,及时办理银行交单或议付手续。 

      8.4 检查是否有交单申请表,及签字。 

  9、催收账款 

      9.1 外贸代理公司经办业务人员同时负责催收货款,对逾期不能收汇,催收无效给股份公司造成损失的,则按责任事故处理权限及处罚规定办理,并保留相应的记录。 

      9.2 检查货款催收情况,对未能按期收回应收货款的责任人是否按规定进行处罚。 

  10、核销退税 

      10.1 外贸代理公司业务人员及时将报关后有关单据转交财务部门,填写单据转交表格,由财务部门签收后,按规定的期限及时办理外汇核销手续。 

      10.2 检查有财务部门签字的业务转交表。 

      10.3 代理出口业务由财务部门及时办理货物代理出口证明,由代理出口业务部门将有关资料寄给供货商。自营出口业务在核销后,业务人员应及时将有关单据填写单据转交表格,由财务部门签收。 

      10.4 财务部门经财务稽核人员复核发票及有关单据后,及时完成退税及核销工作。 

      10.5 检查发票及有关单据是否经财务稽核人员复核,退税核销工作是否完成。 

  11、售后工作 

      11.1 对供应商和境外客户提出的投诉和理赔,出口业务部门应及时处理,分析原因,找出责任人,并采取相应的措施。 

      11.2 外贸代理公司应对供应商和境外客户进行年度满意度情况调查。 

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